Quanto custa filmar um evento: guia completo para montar o orçamento

Quem pede orçamento de filmagem de evento pela primeira vez costuma receber propostas com valores muito diferentes para o que parecia ser o mesmo pedido. Isso não é, necessariamente, porque um fornecedor é caro e o outro é barato. Na maioria das vezes, cada um entendeu o pedido de um jeito: um orçou uma câmera e um vídeo de um minuto, outro orçou duas câmeras, áudio direto, depoimentos e cortes para redes.

Este guia mostra o que realmente compõe o preço de uma filmagem, como montar um pedido que gere propostas comparáveis e onde dá para economizar sem perder o que importa. No fim, você vai saber exatamente o que perguntar antes de fechar.

Os cinco fatores que definem o preço

1. Tempo de captação

O mercado costuma trabalhar com meia diária (até cerca de quatro ou cinco horas) e diária (até cerca de oito ou dez horas). Um coquetel de duas horas e uma convenção de dia inteiro são orçamentos diferentes, mesmo que o vídeo final tenha a mesma duração. Montagem do equipamento e deslocamento também contam no tempo da equipe.

2. Tamanho da equipe

Um videomaker sozinho resolve eventos pequenos, com um palco e pouca movimentação. Eventos com palco e plateia, várias salas, entrevistas e momentos simultâneos precisam de duas ou mais câmeras e, muitas vezes, de alguém só para o áudio. Mais gente significa mais ângulos e menos momentos perdidos.

3. Entregas

É aqui que mora a maior diferença entre propostas. Um aftermovie de 60 a 90 segundos, a gravação integral das palestras, depoimentos editados, cortes verticais para redes e entrega no mesmo dia são trabalhos distintos de edição. Quanto mais versões, mais horas de pós-produção.

4. Equipamento

Drone, estabilizadores, microfones de lapela, gravação direto da mesa de som e iluminação de apoio para entrevistas melhoram muito o resultado, mas entram no custo. Nem todo evento precisa de tudo: drone em salão de hotel não faz sentido, enquanto áudio de qualidade em palestra é quase obrigatório.

5. Prazo de entrega

Um vídeo entregue em cinco a dez dias úteis segue o fluxo normal. Vídeo no mesmo dia, para exibir no encerramento ou postar enquanto o evento ainda está acontecendo, exige editor trabalhando no local e muda o orçamento.

Como pedir orçamentos que dá para comparar

O jeito mais rápido de receber propostas úteis é mandar o mesmo briefing para todos os fornecedores. Ele não precisa ser longo; precisa ter as informações que mudam o preço.

1. 01Data, horário e localInclua o horário de início e de fim e se haverá montagem no dia anterior. O endereço define o deslocamento.
2. 02Formato do eventoPalestra, convenção, festa, feira, lançamento. Diga se há um palco, várias salas ou momentos ao mesmo tempo.
3. 03Público e momentos-chaveNúmero de pessoas e os momentos que não podem faltar: abertura, fala do CEO, premiação, show.
4. 04Entregas esperadasAftermovie, gravação integral, depoimentos, cortes para redes, fotos. Diga também onde o vídeo será usado.
5. 05PrazoQuando você precisa receber cada entrega. Se houver algo para o mesmo dia, avise logo.

Onde dá para economizar sem prejudicar o resultado

• Filme só os momentos que importam. Nem todo evento precisa de cobertura do primeiro ao último minuto.
• Combine foto e vídeo com a mesma equipe. Uma produtora que faz as duas coisas costuma organizar melhor a logística e o custo.
• Defina poucas entregas bem feitas. Um bom aftermovie e três cortes para redes rendem mais que dez vídeos apressados.
• Grave conteúdo extra no mesmo dia. Se o CEO e clientes estão no local, aproveite para gravar depoimentos e falas para usar o ano inteiro.
• Evite o mesmo dia quando não for necessário. Entrega em poucos dias úteis costuma sair mais em conta.

Onde não vale economizar

Áudio é o primeiro ponto. Um vídeo com imagem razoável e som limpo é assistível; o contrário, não. Em palestras e falas, insista na captação direta da mesa de som ou em microfones próprios. O segundo ponto é a experiência da equipe com eventos: evento não tem repetição, e quem nunca filmou um palco com luz de show vai perder momentos que não voltam.

O vídeo mais caro é o que precisa ser refeito. E evento não se refaz.

O que conferir na proposta antes de fechar

• Quantas pessoas na equipe e por quantas horas, incluindo montagem.
• Lista exata de entregas, com duração aproximada de cada vídeo e formatos (horizontal, vertical).
• Quantas rodadas de ajuste estão incluídas na edição.
• Prazo de cada entrega.
• Uso de música licenciada, para o vídeo poder ir para as redes sem bloqueio.
• Entrega do material bruto, se você precisar dele.
• Deslocamento e alimentação da equipe: se estão inclusos ou à parte.