Como contratar um videomaker para evento: o guia para não errar

Contratar um videomaker para evento é diferente de contratar para um vídeo institucional. No institucional, dá para repetir a cena, esperar a luz, refazer a fala. No evento, tudo acontece uma vez só, no tempo do evento, com luz que ninguém controla e gente que não está posando. O profissional certo é o que sabe trabalhar nessas condições, e o portfólio bonito nem sempre mostra isso.

Comece pelo que você precisa receber

Antes de procurar fornecedores, defina para que o vídeo vai servir. Um aftermovie para redes, a gravação completa das palestras para uma plataforma, depoimentos de clientes para o comercial ou cortes verticais para postar durante o evento pedem habilidades e equipes diferentes. Quem sabe o que quer recebe propostas mais precisas.

Como avaliar um portfólio de eventos

• Peça vídeos de eventos parecidos com o seu, não só os mais bonitos. Uma festa de casamento não mostra se o profissional sabe filmar uma convenção.
• Repare no áudio. Falas de palco e depoimentos precisam estar limpos, sem eco e sem ruído de fundo.
• Veja se o vídeo conta uma história ou é só uma sequência de imagens com música.
• Observe cenas de pouca luz, como palcos e festas. Imagem granulada ou escura indica equipamento ou técnica limitados.
• Pergunte quanto tempo levou cada entrega. Prazo faz parte da qualidade.

As perguntas que separam o profissional do amador

1. 01Como você capta o áudio das falas?A resposta certa envolve saída da mesa de som do local, microfones de lapela ou gravadores próprios. Câmera sozinha não resolve.
2. 02O que acontece se um equipamento falhar?Profissional de evento leva equipamento reserva: corpo de câmera, baterias, cartões e microfones.
3. 03Quantas pessoas vão na equipe e o que cada uma faz?Você precisa saber quem filma o palco, quem circula, quem cuida do áudio.
4. 04Como funciona a aprovação da edição?Quantas rodadas de ajuste estão incluídas e em quanto tempo cada versão é entregue.
5. 05A música é licenciada?Vídeo com música sem licença pode ser bloqueado nas redes ou gerar problema em anúncios.

O briefing que evita problemas no dia

O briefing é a conversa em que você conta ao videomaker o que ele precisa saber para não perder nada. Os melhores incluem o roteiro do evento com horários, a lista de pessoas que precisam aparecer (diretoria, palestrantes, clientes importantes), os momentos que não podem faltar e as restrições, como áreas onde não se pode filmar ou pessoas que não autorizaram imagem.

• Programação com horários e responsáveis por cada momento.
• Contato de quem vai receber a equipe no local.
• Planta ou fotos do espaço, se houver.
• Referências de vídeos de que você gosta e de que não gosta.
• Identidade visual para as aberturas e encerramentos.

O que combinar no contrato

Além de valor e entregas, deixe claro quem é dono do material, se você recebe os arquivos brutos, se o fornecedor pode usar o vídeo no portfólio dele, qual é o prazo de cada entrega e o que acontece em caso de remarcação ou cancelamento do evento.

Um bom videomaker de evento pergunta mais do que responde no primeiro contato. É sinal de que ele está pensando no seu evento, não no próximo.

Videomaker autônomo ou produtora?

Um profissional autônomo resolve bem eventos pequenos, com uma câmera e entregas simples. Para eventos com várias frentes, como palco, entrevistas, redes em tempo real e fotos, uma produtora organiza equipe, reserva de equipamento e prazos com mais segurança. O ponto é dimensionar a equipe pelo evento, não pelo preço.