Como organizar uma feira de negócios do zero

Associações, prefeituras e empresas às vezes percebem que o seu setor ou a sua região não têm uma feira própria. A ideia é boa, mas uma feira é um negócio com dois clientes ao mesmo tempo: os expositores, que pagam pelo espaço, e os visitantes, sem os quais os expositores não voltam. As duas pontas precisam ser trabalhadas desde o começo.

Antes de reservar local, responda: quem são os expositores potenciais, quanto eles investem hoje em outras feiras, quem é o visitante e por que ele sairia da rotina para ir. Monte uma conta simples de receitas com espaços e patrocínios contra custos de local, estrutura, divulgação e equipe.

2. Local e data

Escolha uma data que não conflite com as feiras mais importantes do setor e um local com acesso fácil para o visitante. O tamanho do local deve caber na primeira edição, não no sonho da quinta.

3. Planta e venda

• Desenhe a planta com circulação, áreas de palestra e alimentação.
• Defina tabela de preços por tipo de área e cotas de patrocínio.
• Prepare um material de venda que mostre o público esperado e o plano de divulgação.
• Escreva o manual do expositor com regras e prazos.

É a etapa mais subestimada. Expositor só renova se encontrar visitante qualificado. A campanha precisa começar meses antes, com inscrição on-line, parcerias com entidades do setor e conteúdo que explique por que vale a visita.

5. Operação e pós-feira

Nos dias de feira, credenciamento, segurança, limpeza, atendimento ao expositor e programação de palestras precisam funcionar juntos. Depois, um relatório com dados de público e resultados ajuda a vender a próxima edição.

A primeira edição não precisa ser grande. Precisa ser boa para quem expôs.