Fornecedores de eventos: como contratar e coordenar sem dor de cabeça

Um evento corporativo reúne muitos fornecedores: espaço, alimentação, técnica, mobiliário, segurança, recepção, foto, vídeo, transmissão. Cada um faz bem a sua parte, mas o resultado depende de como eles trabalham juntos.

• Envie o mesmo briefing a todos os concorrentes, para que as propostas sejam comparáveis.
• Peça referências de eventos parecidos com o seu.
• Confira o que está incluído e o que é cobrado à parte.
• Formalize prazos, entregas, horários e multas em contrato.

Coordenação

Alguém precisa ser o ponto central entre todos os fornecedores: uma produtora ou uma pessoa da empresa com tempo e autoridade para decidir. Quando cada fornecedor fala com uma pessoa diferente, informações se perdem e conflitos aparecem no dia.

Na semana do evento, reúna todos os fornecedores com o roteiro, a planta do espaço e os horários de montagem. Problemas como dois fornecedores precisando da mesma tomada ou do mesmo elevador aparecem ali, e não às seis da manhã do evento.

Preço baixo de fornecedor que atrasa ou falha sai caro em evento: não existe segunda chance no mesmo dia.