Cronograma de produção de evento: o que fazer meses, semanas e dias antes

O roteiro minuto a minuto organiza o dia do evento. O cronograma de produção organiza os meses anteriores, e é nele que a maioria dos problemas é evitada ou criada. Um evento corporativo de médio porte costuma exigir de três a seis meses de preparação.

• Objetivo, público, formato e orçamento aprovados.
• Data definida, considerando o calendário do setor.
• Local reservado.
• Palestrantes principais convidados.

Dois a três meses antes

• Fornecedores contratados: alimentação, técnica, foto, vídeo, transmissão.
• Identidade visual do evento e página de inscrição.
• Início da divulgação e dos convites.
• Plano de conteúdo antes, durante e depois.

• Confirmação de presença e lista final.
• Apresentações dos palestrantes recebidas e revisadas.
• Roteiro minuto a minuto e reunião com todos os fornecedores.
• Visita técnica ao local e ensaio.

Depois

Pesquisa de satisfação, entrega de fotos e vídeos, follow-up de contatos e relatório de resultados. Sem essa etapa, o evento acaba no dia, e o investimento rende menos do que poderia.

O atraso mais caro de um evento é o da decisão inicial. Cada semana perdida no começo encarece tudo o que vem depois.