Quantos profissionais são necessários para cobrir um evento

A pergunta mais comum de quem organiza um evento é se um profissional basta. A resposta depende menos do número de convidados e mais de quantas coisas acontecem ao mesmo tempo e de quão rápido o conteúdo precisa sair.

Quatro perguntas que definem a equipe

• Há momentos simultâneos? Duas salas, palco e área de networking ao mesmo tempo pedem duas pessoas.
• Você precisa de foto e vídeo? Um profissional que alterna os dois perde momentos dos dois.
• O conteúdo precisa sair durante o evento? Publicar em tempo real exige alguém dedicado às redes.
• Haverá entrevistas? Depoimentos tiram um profissional da cobertura geral por vários minutos.

Formações comuns

• Reunião ou confraternização pequena: um fotógrafo ou um videomaker.
• Evento corporativo de uma sala com foto e vídeo: fotógrafo e videomaker.
• Lançamento com redes ao vivo: fotógrafo, videomaker e social media.
• Congresso ou feira com várias salas: equipe por sala, social media e editor para entregas rápidas.

Economizar na equipe costuma aparecer depois, na falta de fotos de um momento importante ou em um vídeo com áudio ruim porque ninguém cuidava do som. Vale escolher o que é prioridade e dimensionar a equipe para isso.

Conte quantas coisas importantes acontecem ao mesmo tempo. Esse é o número mínimo de pessoas na equipe.