Plano de contingência para eventos: o que fazer quando algo dá errado

Todo evento tem imprevistos. A diferença entre um problema que o público nem percebe e um desastre está em ter pensado antes no que fazer. O plano de contingência lista os riscos mais prováveis e define a resposta, o responsável e os recursos para cada um.

• Chuva em eventos ao ar livre ou com áreas externas.
• Queda de energia ou falha de equipamento de som e projeção.
• Palestrante que atrasa ou não comparece.
• Queda da internet durante a transmissão.
• Público maior ou menor do que o esperado.
• Emergência médica.

Para cada risco

• Qual é o sinal de que o problema está acontecendo?
• Qual é a resposta e quem decide acioná-la?
• Que recurso precisa estar disponível: gerador, link reserva, conteúdo de substituição?
• Como comunicar ao público, se necessário?

O plano precisa ser conhecido por toda a equipe e pelos fornecedores principais. Um plano guardado na pasta do produtor não ajuda ninguém no momento da crise.

Tenha sempre um conteúdo de reserva para preencher tempo no palco: um vídeo, uma dinâmica ou um convidado de prontidão.