Checklist de evento corporativo: 60 dias até o dia do evento

Eventos corporativos de médio porte, entre 50 e 300 pessoas, podem ser produzidos em cerca de oito semanas. O cronograma abaixo ajuda a distribuir as decisões e evitar a correria da última semana.

• Objetivo, público, data e orçamento aprovados.
• Local reservado com contrato assinado.
• Fornecedores principais definidos: audiovisual, cenografia, buffet, cobertura.
• Convite enviado com pedido de confirmação.

45 a 21 dias antes

• Roteiro com tempos, apresentadores e responsáveis.
• Projeto de cenografia e comunicação visual aprovado.
• Visita técnica com audiovisual e cenografia no local.
• Plano de transmissão, se houver público remoto.

21 a 7 dias antes

• Apresentações e vídeos recebidos e testados no formato da tela.
• Lista final de convidados e credenciamento.
• Roteiro de fotos e vídeos combinado com a cobertura.
• Brindes, troféus e materiais impressos produzidos.

• Montagem e checagem técnica completa.
• Ensaio com quem vai ao palco.
• Briefing com equipe de recepção e fornecedores.
• Plano B para internet, energia e atrasos.

Depois

• Agradecimento aos participantes com fotos ou vídeo em até 48 horas.
• Pesquisa de satisfação.
• Relatório com resultados e aprendizados.

Evento tranquilo no dia é evento bem decidido semanas antes.